Gmailで GTD (Get Things Done) のすべてを完結させる究極の Googleライフハック

Googleが提供するサービスの中でももっとも有名で、全米シェア3位にまで浮上した Gmail。今日そのはメールだけの機能にとどまらず、さまざまな拡張機能を盛り込むことで ToDoや ウェブクリップなど、もはや GTDツールとしての地位を確立しつつある Gmailを、ほかの Googleサービスとあわせてレビューをお届けしたい。

そもそも GTDとは何か

GTDとは、やらなければならない仕事に関する情報を蓄え、追跡し、思い出すことを、簡単にするにはどうすればよいかという心理学的基礎に基づいた個人用のワークフロー管理システムの事を指す(参考文献)。

すでにご存じの方も多いと思うが、この GTDは今や世界的な人気を呼んでおり、中にはカルト的に信じられているものすらある。また、今や一般的になった Evernote やRTM (Remember The Milk) といった ウェブサービスを積極的に利用している人も多いだろう。

仕事整理術 あなたの身の回りで必要とされているツールは何か

仕事整理術は奥が深い。なぜなら仕事整理術とは時間管理術であり、現実空間を含めたワークスペース整理術だからだ。モールスキンやロディアに代表されるメモ、手帳類を使用したタスク管理。Blackberryや iPhoneなどの携帯情報端末 (PDA) を利用した「持ち運ばない」事による効率化。そして時にはそれらを複合し、デジタルペンなどと融合させることで、人は最強の GTDツールを探し求めてきた。

ここで簡潔にまとめてみよう。
あなたが身の回りで必要としている、管理すべき情報は何だ?この答えは人によって千差万別に存在する。だが共通している物もあるはずだ。それを簡単にまとめてみると次の項目になる。

• スケジュールの管理
• 仕事(タスク)リストの管理
• 備忘録を兼ねたアイデアメモ

この3つが王道と言えるのは、Microsoft Outlookでショートカットが作成されている事からもよくわかる。そしてこの3つを完ぺきに管理し、そのサイクルを継続することが出来たのであれば、それは最強の GTDと呼べるはずである。そして Googleはこの管理サイクルに最適なツールを提供してくれている。しかも、無料でだ。

Gmailを利用したワークフローのイメージ図

簡単に今回説明するワークフローを図にしてみた。これをよく見ると、Gmailがすべてのゲートウエイとなり、すべての情報の到達点が Googleサービスを通じて完結していることがわかる。

Gmailのアドレスに思いついたことをを何でもメール すべてはここから始まる

Gmailはそもそもが招待制のサービスで、その昔は限られた一部の人間か、その人間から招待されたお友だちしか利用できなかった。

だが時代は変わり、2007年2月をもって Googleはこの招待制を完全に廃止した。そして誰でもアカウントが取得できる、数ギガバイトのメールボックス領域が手に入る、フォルダという概念がなく、メールはラベルで管理し、必要なときに検索するなどの、当時としては画期的な手法と特徴で多くのユーザーの心をつかんでいった。

先日、Gmailが ウェブから閲覧できなくなるというニュースがあったが、そのことを差し引いても Gmailは今やインターネットユーザーには標準のように受け入れられているサービスであるし、アカウントを持っていないユーザーの方が少ないと思う。

Gmailはオンラインでサインアップを行うと、自分で好きなアドレスを決めることが出来る。そしてこのアカウントは通称 Googleアカウントと呼ばれ、Gmailだけではなく、Googleが提供しているそのほかのサービスにログインし、使用することの出来るシングルサインオン IDになっている。

今回のこのライフハックのために新たにアカウントを作成しても良いし、既存のアカウントをそのまま使用しても良いが、一番大切なのは「思いついたことを何でも Gmailの自分のアドレスに送信すること」だ。携帯電話からでも良いし、会社のデスク、または自宅の PCの前にいたとしても、だ。こうすることで自分が気にかけている、もしくは思いついた情報のすべてが Gmailに集まることになる。

次からはその集めた情報をいかにして活用するかを解説したい。

たまった受信トレイをショートカットで整理する それはアイデアか、タスクか、スケジュールか

あまり知られていないようだが、Gmailにはキーボードショートカットが存在する。

これは AJAXを使った仕組みであり、一般的な Windowsや Macのキーボードショートカットと干渉しないように設計されている。たとえば新しくメールを作成する場合は cと打てばいいし、メールをアーカイブする場合は eだ。便利なことに、このショートカットを画面上に表示することが出来る。その場合は ?と打てばよい。この機能は標準では OFFになっているので、まず「設定」から「キーボードショートカットを有効にする」に変更して欲しい。

話がそれてしまったが、前述の何でもメールを実行することにより、Gmailのメールボックスには大量のメールがたまっているはずだ。そのメールの中にはアイデアメモのようなものもあるだろうし、人との打ち合わせやその詳細を書いたもの、そしてやることリストのようなものもあるだろう。その大量のメールをキーボードショートカットの紹介とともに、これから整理していこう。

やることリスト タスクの整理は Shift+tでタスク登録しよう

まずはそのメールが仕事(タスク)の場合だ。たとえば、以下のようなメールがあったとする。

件名: 買い物。
本文: ○○ x 1
△△ x3

メールを開いてすることは、Shift+tを押下するだけ。するとそのメールは自動的に Google Tasksと呼ばれる Googleが提供する仕事(タスク)管理ツールにインポートされる。

またそのタスク画面が開くので、ここで期日を設定しておけば、その内容が Google Calendarに表示される。リマインダーなどの機能は Google Calendarと同じ仕組みを使っているので、Google Calendar上でこのリマインダーを設定している人は、自分の携帯電話やスマートフォンにリマインダーのメールが届くことになる。こうして、ユーザーに期日をうながしてくれるので、管理系ツールにありがちな「入力したけどそれだけ」といった事がなくなるので、自分のようなだらしない人間にはもってこいのサービスと言える。

なお、メールのタイトルが、タスクの見だしになるので、先ほどの例の場合は買い物というタスクが表示され、そのタイトルをクリックすると本文に記載されている詳細な内容が表示される。

Googleカレンダーに登録しやすいフォーマットを覚える 予定表はこれで完ぺき

次に予定の場合だ。この場合は次のフォーマットを守っていれば Gmailから即座にカレンダーへのリンクが表示されるので、ワンクリックで予定表へインポートされる。

オープンカンファレンス 10/23 19:00-22:00 at 渋谷 セルリアンタワー

※この件名でメールを送っても Google カレンダーへのリンクが表示されないことがわかりました。徹底的に検証しましたので以下をご覧ください。ちなみにスターがついている件名が予定として認識されたものになります。

件名が Google カレンダーに表示されるのは以下のフォーマットの場合。だからこれだけ気をつけていればよい。

• Gmail の言語設定を英語にしている場合
• メールタイトルの出だしがアルファベットであり、日付の前に on が、場所の前には at が入っていること

以下がメールの件名になる。

Open Conference on 10/23 19:00-22:00 at 渋谷

ポイントは at の後の場所をなるべく短く書くこと。

これを件名にして送れば、Google Calendar上できちんと予定表として認識される。本来は英語圏のサービスを日本語化していることもあり、なじみのない人には使いにくいと思うかもしれないが、携帯電話や携帯情報端末 (PDA) などであらかじめテンプレート (定型文) として登録していれば非常に楽だ。

またそれすらめんどくさいという人は、とにかく件名だけでも送ればいい。そして Google Calendarに登録するときに自分で時間などを入れればよい。とにもかくにも、とにかく何らかを送ること。これが大切だと思う。そうしなければ何も始まらないし、何も生まれない。

Google Docsに直接メールを送る 最強の個人データベースを構築せよ

Gmailへ送られたメールは、添付のあるなしにかかわらず、Gmailから直接 Google Docsにワンクリックでエクスポートできるようになっている。よって、何でもまずは Gmailに資料を添付してメールを送り、つぎに Gmail上で Google Docsへエクスポートする。

これがめんどくさい、と感じる場合は Google Docsのアップロードを見てほしい。自分専用のアドレスがそこに表示されているので、ここに送付すれば、メールを送るという手間は1度ですむ。

総括 とにかく Gmailへメールを送る 検索時代の新しい GTD

このライフハックよって得る物は多い。Gmailにも Google Docsにももちろんストレージ容量の上限が存在する。だがその容量がギガバイト単位で提供されている今日では事実上無限とも呼べるストレージになり得ている。今までは各サービスごとにブラウザを複数立ち上げ、ログインしていたユーザーも多いと思う。だが、PCから、ブラウザから、そして携帯情報端末 (PDA) や携帯電話から Gmailへメールを送ることによって、Gmailがある種のユビキタス・ゲートウエイのような役割を果たしてくれる。

こうした取り組みを継続することで、将来「あれ何だったっけ?」と言うことがあってもそのときは Gmailを検索すればよい。スケジュールなどもここに保存されているわけだから、人物名などで検索すると、その人とかかわったメールや過去の予定などが一覧で表示される。しかも一瞬で。ある意味、一種の CRMとしても機能しているわけで、使い方やアイデアによっては無限の可能性を秘めていると思う。

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